Engagez vos participants pour réussir vos événements

La participation active des invités, les médias sociaux et les technologies favorisent un meilleur engagement de vos participants. N’hésitez pas à utiliser ces techniques.

Le Réseau de veille en tourisme a été invité à donner un atelier lors du Salon de L’Organisateur dans le cadre du congrès de la Société des Attractions Touristiques du Québec et de Festivals et Événements Québec, le 8 novembre dernier, sur le thème « Réinventez vos réunions d’affaires ». Voici une section portant sur l’engagement des participants.

Engagez-les de manière active

L’engagement exige un changement de la pensée. Imaginez les invités à votre événement en tant que participants plutôt que spectateurs. Engagez-les de manière active. Les délégués d’aujourd’hui ne sont plus intéressés par une communication à sens unique. Ils souhaitent partager leurs idées plutôt qu’écouter passivement. Pour ce faire, les événements doivent proposer des miniconférences, de dix à quinze minutes et des séances de travail en groupe restreint, propices au partage de connaissances et de compétences, le tout entrecoupé d’activités de groupe pour dynamiser les troupes. Les activités physiques améliorent non seulement la santé et le bien-être des participants, mais elles peuvent aussi renforcer l’apprentissage, aider les gens à se fixer des objectifs, à rester éveillé, à établir des contacts humains et à avoir du plaisir.

Engagez-les sur les réseaux sociaux

Avant l’événement, servez-vous des médias sociaux pour sonder les participants sur le choix de la programmation, effectuer des préventes, accorder des réductions ou des récompenses réservées aux membres des différentes plateformes ou encore annoncer le calendrier des présentations.

Utilisez un mot-clic 

Choisissez un mot-clic et informez-en vos participants. Il doit être court, simple, en lien avec votre événement et disponible (assurez-vous qu’il ne soit pas déjà associé à autre chose). Partagez-le sur vos réseaux sociaux et encouragez vos participants à l’inclure lorsqu’ils publient des photos sur Instagram ou des tweets sur Twitter. Vous pouvez même créer des modèles de statut afin de faciliter le partage de l’information, et n’hésitez pas à utiliser le Frontwall qui regroupe toutes les publications (photos, commentaires, partages, etc.) associées à un même mot-clic en provenance de tous les réseaux sociaux. Vous entretiendrez ainsi l’engouement autour de votre réunion ou de votre événement. N’oubliez pas de faire appel à vos influenceurs avant, pendant et même après l’événement. Demandez-leur d’utiliser votre mot-clic sur leurs propres réseaux afin d’offrir une visibilité supplémentaire à votre événement.

Faites-les jouer 

Pour encourager vos participants à interagir avec vous sur les réseaux sociaux, pourquoi ne pas le faire sous forme de jeux ?

Déterminez l’objectif de votre événement et la façon dont la ludification peut vous permettre de l’atteindre. Si l’événement est un salon commercial, essayez de mettre en place une chasse au trésor en demandant aux participants de faire part de leurs découvertes sur Instagram ou Twitter. Pensez aussi au jeu-questionnaire : demandez-leur de répondre à des questions sur les exposants du salon pour accumuler des timbres. Celui qui en obtiendra le plus grand nombre gagnera un prix.

Si vous planifiez un événement de réseautage, organisez un concours photo : celui qui réussira à inclure le plus de personnes sur la même photo remportera la mise; un excellent moyen de briser la glace et un moment dont vos participants se souviendront certainement. Vous pouvez aussi les inciter à échanger en récompensant le participant qui récupère le plus de cartes d’affaires. Les possibilités n’ont pas de limite.

Engagez-les grâce à la technologie

Les nouvelles technologies favorisent les interactions entre les gens, qu’ils participent ou non à votre événement. Que l’on pense à la diffusion de contenu en direct (live streaming) sur des plateformes comme YouTube, Livestream ou Ustream, à la technologie RFID ou encore aux applications mobiles, les exemples sont nombreux.

Les bracelets RFID comme ceux de Connect&Go permettent aux participants de partager leur expérience avec les autres participants, leurs collègues ou même leurs amis en direct sur les réseaux sociaux. Par exemple, le Festival Juste pour rire a introduit des kiosques photo et des caméras mobiles sur son site, avec des concours et défis à réaliser pour courir la chance de gagner des prix. Grâce à la technologie RFID, les utilisateurs numérisent et partagent leur expérience en direct avec leurs réseaux sociaux. Le message texte (SMS) est directement intégré dans les kiosques photo, les stations d’enregistrement, les sites Web, et les applications mobiles.

Lorsqu’elle est intégrée dans les badges des participants à un congrès, la technologie RFID permet aux organisateurs d’être informés en temps réel :

• des caractéristiques des participants (coordonnées, centres d’intérêt, parcours professionnel ou tout autre renseignement personnel que ceux-ci auront choisi de rendre public);
• des allées et venues des participants dans les différentes salles (étude du parcours, temps passé dans chaque salle, etc.).

Elle permet également aux participants :

• d’échanger des cartes de visite virtuelles;
• de s’envoyer des messages;
• de conserver une liste de toutes les personnes rencontrées.

Les applications mobiles sont elles aussi utiles pour créer des échanges entre les participants. Le marché est actuellement inondé d’applications visant à maximiser les résultats du réseautage. L’une d’entre elles, Ties, a été testée dans des événements réunissant de 100 à 200 personnes. Les gens s’y inscrivent par leur compte LinkedIn, ajoutent à leur profil les événements auxquels ils participeront, précisent les rencontres qu’ils souhaitent faire. Une fois à l’événement, ils peuvent utiliser la messagerie pour communiquer.

Enfin, pour susciter l’engagement, rien de mieux que d’alléger la programmation et de créer de l’espace pour la conversation. 

Veillentourisme du 24/01/17

Etude réalisée par Chantal Neault